Примеры заполнения авансовых отчетов

Шаг 1. Выдадим денежные средства в подотчет:

■ 10-го марта 2025 года 5 000 рублей и выберем статью ДДС (цель выдачи ДС) «Выдача ДС подотчетному лицу (прочие цели)»;

■ 17-го марта 2025 года 30 000 рублей и выберем статью ДДС (цель выдачи ДС) «Выдача ДС подотчетному лицу (командировочные расходы)»;

■ 26-го марта 2025 года 7 000 рублей и выберем статью ДДС (цель выдачи ДС) «Оплата рекламных услуг».

Шаг 2. Сформируем авансовый отчет 27 марта 2025 года так, чтобы по одной цели был перерасход, а по второй цели ДС в подотчете остались.

Рассчитаем итог по остатку денежных средств у подотчетного лица в данном примере.

По статье ДДС (цели выдачи ДС) «Выдача ДС подотчетному лицу (прочие цели)» было выдано 5 000 рублей и отражено в АО 3 000 рублей расходы на приобретение бумаги. Соответственно у подотчетного лица по данной статье остается 2 000 рублей.

По статье ДДС (цели выдачи ДС) «Оплата рекламных услуг» было выдано 7 000 рублей. В АО не было отражено расходов на оплату рекламных услуг, поэтому  у подотчетного лица по данной статье сформировался остаток в размере 7 000 рублей.

Итого по АО в данном примере сформировался остаток 9 000 рублей по двум статьям ДДС (целям).

По статье ДДС (цели выдачи ДС) «Выдача ДС подотчетному лицу (командировочные расходы)» было выдано 30 000 рублей и отражено в АО 55 000 рублей. Соответственно у подотчетного лица по командировочным расходам сформировался перерасход в размере 25 000 рублей.

Итого по АО в данном примере сформировался перерасход 25 000 рублей.

Шаг 3. Сформируем печатную форму АО.

Шаг 4. Сформируем отчет Контроль операций с денежными средствами на конец марта 2025 года и в разделе Авансы подотчетным лицам увидим суммы остатка и перерасхода, к которому мы пришли в результате вычислений на шаге 2.

Продолжим на основании предыдущего примера. На конец марта 2025 года по подотчетному лицу сложилась следующая картина:

■ перерасход 25 000 по статье «Выдача ДС подотчетному лицу (командировочные расходы)»;

■ остаток 7 000 по статье «Оплата рекламных услуг»;

■ остаток 2 000 по статье «Выдача ДС подотчетному лицу (прочие цели)».

Шаг 1. Компенсируем подотчетному лицу перерасход наличными ДС:

■ 10-го апреля 2025 года 25 000 рублей и выберем статью ДДС (цель выдачи ДС) «Выдача ДС подотчетному лицу (командировочные расходы)».

Шаг 2. Сформируем АО 1-го апреля 2025 года и отразим расходы по рекламным услугам.

Поскольку компенсация перерасхода была осуществлена 10-го апреля 2025 года, то 1 апреля на дату АО ни в отчете Контроль операций с денежными средствами, ни в АО выданная сумма 25 000 рублей не будет отражена.

Шаг 3. Сформируем АО 15-го апреля 2025 года и отразим расходы по остатку в подотчете 2 000 рублей по расходам на прочие цели.

И в АО за 15 апреля 2025 года, видна сумма 25 000 рублей выданная в качестве компенсации перерасхода 10-го апреля 2025 года.

Шаг 1. Подотчетному лицу на карту перечисляем денежные средства 5 мая 2025 года 100 000 рублей для оплаты подрядных работ и услуг.  

Шаг 2. Подотчетное лицо возвращает 13 000 рублей 12 мая безналичными ДС и наличными 14 мая 2025 года 2 000 рублей.

Шаг 3. Формируем АО 15 мая 2025 года на сумму 85 000 рублей.

В поле Израсходовано отражаются суммы: расходов в размере 85 000 рублей из АО,  сумма возврата от подотчетного лица безналичными ДС 13 000 рублей и наличными ДС 2 000 рублей.

Шаг 4. Сформируем печатную форму авансового отчета. В строке Израсходовано отражается сумма расходов и возвратов ДС от подотчетного лица.

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник отчитался по авансовому отчету на сумму (15 000 рублей) большую, чем было выдано ему в подотчет (10 000 рублей) и по какой-либо причине организация не может вернуть сотруднику сумму перерасхода в размере пяти тысячи рублей.

Создадим документ Отнесение на доходы задолженности перед подотчетным лицом на сумму 5 000 рублей и укажем необходимую статью дохода и аналитику.

Сформируем отчеты после ввода документа корректировки расчетов с подотчетными лицами.

Рекомендуем изучить статью

Корректировка расчетов с подотчетными лицами.

Рассмотрим ситуацию, когда сотруднику были выданы денежные средства в подотчет (1 000 рублей), за которые он не отчитался и по какой-либо причине сотрудник не может вернуть организации денежные средства в размере одной тысячи рублей.

Создадим документ Корректировки расчетов с подотчетными лицами (см. раздел Казначейство - Подотчетники) и выберем в поле Операция - Списание задолженности подотчетного лица. Укажем сумму 1 000 рублей, необходимую статью расхода и аналитику.

Сформируем отчеты после ввода документа корректировки расчетов с подотчетными лицами.

Рекомендуем изучить статью

Корректировка расчетов с подотчетными лицами.